2 Männer vor dem PC

Chancenfinder Eingangsrechnungsmanagement

Wie sieht die – nach wie vor – typische Verwaltung von Eingangsrechnungen in Unternehmen aus:

  • Eingangspost Abholen / Öffnen / Sortieren / Verteilen
    • digitale Rechnungen werden oft ausgedruckt
  • Original geht an den oder die verantwortlichen Mitarbeiter zur Prüfung;
    • Dort liegen die Rechnungen mal länger mal kürzer auf den „Schreibtischen“ und werden von den Kollegen gesucht
  • Manuelle Erfassung der Rechnungsdaten im Rechnungseingangsbuch (Excel)
  • nach Freigabe kommt die Rechnung in den Ordner „zu bezahlende Rechnungen“
  • Rechnungsdaten werden für die Zahlung manuell erfasst
  • Nach Bezahlung kommt die Rechnung in den Pendelordner für den Steuerberater
  • Rechnungsdaten werden beim Steuerberater manuell erfasst
  • Dann wird die Rechnung beim Mandanten aus dem Pendelordner in die jeweiligen Lieferantenordner einsortiert

Da wird reichlich doppelt gemoppelt:

  • Rechnung wird mehrfach angepackt
  • Rechnungsdaten werden doppelt und dreifach erfasst
  • Hohes Fehlerrisiko durch mehrfaches Erfassen
  • bei langen Durchlaufzeiten verfällt gegebenenfalls die Gewährung von Skonto
  • Erfüllung der GOBD? 10 jährige Aufbewahrungspflicht für digitale Rechnungen in originärer Fassung, d.h. Originalrechnungs-DATEI!

So geht es einfacher in 3 Schritten:

  • Digitalisiert und automatisiert eingegangene Rechnungen werden per Klick den verantwortlichen Mitarbeitern zur Prüfung bereitgestellt,
    welche diese per Klick freigeben oder ablehnen
  • Freigegebene Rechnungen stehen automatisiert bzw. nach Bearbeitung durch den Steuerberater zur Bezahlung in der Rechnungsliste bereit,
    wo diese von den verantwortlichen Mitarbeitern per Mausklick überwiesen werden
  • Zugriff auf digitales Belegarchiv vom Büro oder unterwegs für alle autorisierten Mitarbeiter und das Steuerbüro

Vorteile:

  • Keine doppelten Arbeiten
  • Reduziertes Fehlerrisiko
  • Rechnungsliste mit (Skonto-) Fälligkeiten vereinfacht das Liquiditätsmanagement
  • Rechnungen „versumpfen“ nicht bei den jeweiligen Mitarbeitern

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.