Wie sieht die – nach wie vor – typische Verwaltung von Eingangsrechnungen in Unternehmen aus:
- Eingangspost Abholen / Öffnen / Sortieren / Verteilen
- digitale Rechnungen werden oft ausgedruckt
- Original geht an den oder die verantwortlichen Mitarbeiter zur Prüfung;
- Dort liegen die Rechnungen mal länger mal kürzer auf den „Schreibtischen“ und werden von den Kollegen gesucht
- Manuelle Erfassung der Rechnungsdaten im Rechnungseingangsbuch (Excel)
- nach Freigabe kommt die Rechnung in den Ordner „zu bezahlende Rechnungen“
- Rechnungsdaten werden für die Zahlung manuell erfasst
- Nach Bezahlung kommt die Rechnung in den Pendelordner für den Steuerberater
- Rechnungsdaten werden beim Steuerberater manuell erfasst
- Dann wird die Rechnung beim Mandanten aus dem Pendelordner in die jeweiligen Lieferantenordner einsortiert
- …
Da wird reichlich doppelt gemoppelt:
- Rechnung wird mehrfach angepackt
- Rechnungsdaten werden doppelt und dreifach erfasst
- Hohes Fehlerrisiko durch mehrfaches Erfassen
- bei langen Durchlaufzeiten verfällt gegebenenfalls die Gewährung von Skonto
- Erfüllung der GOBD? 10 jährige Aufbewahrungspflicht für digitale Rechnungen in originärer Fassung, d.h. Originalrechnungs-DATEI!
So geht es einfacher in 3 Schritten:
- Digitalisiert und automatisiert eingegangene Rechnungen werden per Klick den verantwortlichen Mitarbeitern zur Prüfung bereitgestellt,
welche diese per Klick freigeben oder ablehnen
- Freigegebene Rechnungen stehen automatisiert bzw. nach Bearbeitung durch den Steuerberater zur Bezahlung in der Rechnungsliste bereit,
wo diese von den verantwortlichen Mitarbeitern per Mausklick überwiesen werden Zugriff auf digitales Belegarchiv vom Büro oder unterwegs für alle autorisierten Mitarbeiter und das Steuerbüro
Vorteile:
- Keine doppelten Arbeiten
- Reduziertes Fehlerrisiko
- Rechnungsliste mit (Skonto-) Fälligkeiten vereinfacht das Liquiditätsmanagement
- Rechnungen „versumpfen“ nicht bei den jeweiligen Mitarbeitern